Planning des bénévoles en église : méthode et écueils

Le planning du dimanche est la tâche la plus régulière de la vie d'une église, et souvent l'une des moins outillées. Chaque semaine, quelqu'un reprend une feuille, relance par téléphone, essuie deux désistements, comble les trous avec les mêmes personnes, et recommence sept jours plus tard.

Le réflexe est de chercher un meilleur outil. C'est rarement là que se situe le problème. Un tableau partagé bien tenu suffit à une communauté qui sait qui est disponible et qui accepte de tourner. Aucun logiciel ne suffit à une communauté où cette information ne circule pas.

Cet article s'intéresse d'abord aux causes du blocage, puis à ce qui le corrige durablement.

Pourquoi le planning se refait chaque semaine

Trois causes reviennent, presque toujours combinées.

Rien ne s'écrit, donc rien ne s'accumule

Le responsable s'appuie sur sa connaissance des gens, qui est réelle mais ne s'écrit nulle part. Il sait que telle famille part souvent le week-end, que tel jeune a repris ses études, mais ces informations se périment vite et ne se transmettent pas. Résultat : on propose à des gens indisponibles, ils déclinent, on recommence.

On sollicite ceux dont on est sûr

Face à l'urgence, on appelle celui qui dit toujours oui. C'est rationnel à court terme et coûteux à moyen terme : la charge se concentre, le vivier de bénévoles ne s'élargit jamais, et le jour où cette personne s'épuise, personne ne sait faire.

Ce n'est pas une particularité de telle ou telle communauté. Dans leur enquête menée auprès de milliers de membres actifs et moins actifs de congrégations américaines, Scott Thumma et Warren Bird décrivent la même concentration : une minorité porte l'essentiel du service, la majorité reste en périphérie, et les responsables finissent par concentrer leur énergie sur cette minorité, ce qui renforce le déséquilibre.

Refuser coûte cher socialement

Dans une communauté, dire non à un service n'est pas neutre. On craint de paraître peu engagé, de décevoir le pasteur, de laisser tomber les autres. Beaucoup acceptent donc des créneaux qu'ils ne peuvent pas tenir, puis se désistent au dernier moment, ce qui est pire qu'un refus initial.

Rien n'est capitalisé

Le planning du mois dernier n'aide pas à faire celui de ce mois-ci. Il n'existe pas de trace de qui a servi, à quelle fréquence, sur quel poste. Chaque cycle repart de zéro.

Ce qu'il faut savoir avant de planifier

Deux questions changent tout, et aucune ne demande d'outil sophistiqué pour être posée.

Les indisponibilités, plutôt que les disponibilités

Demandez une fois par trimestre les dates où chacun sait déjà qu'il ne sera pas là. Une liste de disponibilités demande un effort de projection et devient vite fausse ; une liste de dates à éviter est courte, facile à donner, et se met à jour naturellement. Effet immédiat : on cesse de solliciter des gens absents.

Ce que chacun peut faire, et à quel rythme

Demandez ce que la personne se sent capable de faire, et ce qu'elle préfère éviter. On arrête ainsi d'affecter par défaut, et l'on découvre souvent des compétences que personne n'avait pensé à solliciter.

La fréquence acceptable

Demandez aussi, directement, la fréquence qui lui convient : une fois par mois ? tous les quinze jours ? C'est l'information la plus efficace, et la moins souvent recueillie. Quand quelqu'un a annoncé qu'il pouvait servir une fois par mois, le solliciter dans cette limite ne lui demande aucun arbitrage. On a déplacé le refus de l'instant de la demande vers un cadre posé à froid, ce qui est beaucoup plus confortable pour tout le monde.

La rotation : trouver le bon rythme

Il n'existe pas de fréquence idéale. Il existe un signal d'alerte fiable : quand les mêmes noms reviennent plus d'un dimanche sur deux, le vivier est trop étroit, et l'épuisement n'est plus qu'une question de temps.

La taille de l'église pèse sur ce signal. Dès 1969, le psychologue Allan Wicker comparait les membres d'une petite église (338 membres) et d'une grande (1 599) : dans la petite, chacun participait à davantage d'activités et occupait plus de responsabilités. Robert Bretherton et Robin Dunbar, en 2020, retrouvent ce résultat dans la littérature sur la croissance des églises : plus une communauté grandit, plus l'engagement actif de chaque membre tend à baisser. Dans une petite église, le cumul des postes est donc structurel ; dans une grande, c'est la dilution qui guette. Dans les deux cas, la rotation ne s'organise pas d'elle-même.

Deux corrections possibles, qui ne s'excluent pas.

Élargir les postes

Certains services demandent une compétence réelle et un temps de formation (la sono, la traduction, la conduite de louange). D'autres n'en demandent aucune : accueillir à la porte, préparer la salle, servir le café. Ces postes-là sont des points d'entrée précieux pour quelqu'un qui n'a jamais servi, et permettent in fine de former les volontaires.

Former des remplaçants

Un poste tenu par une seule personne est une fragilité. La règle praticable : personne ne doit être irremplaçable sur un service hebdomadaire. Cela suppose d'accepter qu'un remplaçant en formation fasse moins bien pendant quelques semaines.

Un point de fond : un planning ne mobilise personne. Il organise ceux qui sont déjà engagés. Si le vivier est trop étroit, la difficulté n'est pas de mieux planifier : c'est une question d'engagement, traitée dans Comment mobiliser les talents de sa communauté chrétienne. Optimiser un planning sur un vivier de huit personnes ne fait que répartir l'épuisement plus équitablement.

Confirmer, rappeler, remplacer

Trois mécanismes réduisent nettement les désistements de dernière minute.

Confirmer, puis rappeler

Une affectation n'est acquise que lorsque la personne l'a confirmée. Un nom inscrit sur un tableau sans retour n'est pas un engagement, c'est une intention du responsable.

Le rappel automatique

Une fois confirmée, l'affectation mérite un rappel automatique, quelques jours avant puis la veille. Une bonne part des absences ne sont pas des désistements, ce sont des oublis.

La procédure de remplacement

C'est le point le moins souvent formalisé. Que fait quelqu'un qui ne peut finalement pas venir ? S'il doit appeler le responsable, qui doit ensuite appeler quatre personnes, la charge remonte au sommet à chaque fois. Si la règle est que la personne cherche elle-même son remplaçant dans l'équipe, la charge reste à sa place, et chacun réfléchit à deux fois avant d'accepter un créneau incertain.

Ce qu'un outil change, et ce qu'il ne change pas

Un outil de planning apporte trois choses concrètes : la mémoire des affectations passées, la visibilité partagée du planning, et l'automatisation des rappels. Ce sont de vrais gains, et ils suppriment l'essentiel de la charge répétitive.

Il ne change ni le nombre de personnes disponibles, ni la difficulté à dire non, ni les règles de rotation. Un outil ne décide pas à la place de l'équipe : il rend visible et plus rapide ce qui a déjà été convenu, et rien de plus.

L'ordre qui fonctionne est donc : poser les règles d'abord (fréquence acceptable, procédure de remplacement, postes à ouvrir), puis outiller. L'inverse échoue souvent, parce que l'outil formalise un fonctionnement qui ne convenait déjà pas aux bénévoles.

Comment Ecclo s'inscrit dans cette démarche

Ecclo intègre la planification des services, à côté de l'entraide et des annonces, pour que le responsable n'ait pas à reconstituer chaque semaine qui peut faire quoi.

Ce qu'Ecclo cherche à éviter, c'est que le planning devienne un objet séparé de la vie de la communauté. Savoir qui sert est utile ; mais savoir quand il peut servir, mobiliser un remplaçant et pour lancer des rappels l'est tout encore plus.

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Aller plus loin

• Comment mobiliser les talents de sa communauté chrétienne
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Sources

• Wicker, A. W. (1969). Size of church membership and members' support of church behavior settings. Journal of Personality and Social Psychology, 13, 278-288.
• Bretherton, R. et Dunbar, R. I. M. (2020). Dunbar's Number goes to Church: The Social Brain Hypothesis as a third strand in the study of church growth. Archive for the Psychology of Religion. [À VÉRIFIER : revue, volume et pages]
• Thumma, S. et Bird, W. (2011). The Other 80 Percent: Turning Your Church's Spectators into Active Participants. Jossey-Bass.